Chtělo by se říct, že e-mail přece umí napsat každý. To ano, ale je ten e-mail také čtivý, přináší důležité informace, obsahuje základní formality? Možná by vás překvapilo, kolik e-mailů lidé smažou, aniž by je přečetli, a to jen proto, že je daný e-mail vůbec nezaujal nebo neoslovil.

Délka

Zastavme se nejprve u délky e-mailu. Zatímco na jedné straně to může být klidně jedna věta, ve které je řečeno vše, na druhé straně by e-mail neměl mít větší rozsah než 1 normostranu (tj. 1800 znaků včetně mezer). Delší e-mail totiž nečte vůbec nikdo. Otázkou zůstává, zda i ta 1 normostrana není někdy příliš.

Strukturace

Když už chceme poslat dlouhý e-mail, ve kterém potřebujeme něco důležitého vysvětlit, měli bychom jej také vhodné strukturovat. Tedy použít nadpisy, podnadpisy, odstavce, zvýraznění (tučně, kurzívou).

Formality

Abychom adresáta oslovili hned na začátku, musí náš e-mail splňovat aspoň základní formality.

  • Do „Předmětu“ vždy napíšeme, čeho se daný e-mail týká, tedy například „Pohovor do zaměstnání“, „Škola v přírodě“, „Přihláška do oddílu“ apod., vyhneme se vágním a nicneříkajícím formulacím, jako je „Informace“, „Zpráva“, „Dotaz“.
  • Oslovení – v žádném případě nevynecháme oslovení, tedy: „Vážený pane“, „Vážená paní Smutná“, jestliže adresujeme nějaké firmě, kde nikoho neznáme, napíšeme alespoň „Dobrý den“.
  • Podpis – zde máme na výběr: buď se podepíšeme jen naším jménem, nebo máme v e-mailech nastavenou vizitku, která se nám automaticky připojuje ke každému odeslanému e-mailu – to je vhodné zejména v komunikaci se zaměstnavatelem, zaměstnanci, dodavateli atd.

Jazyk

Jazyk e-mailu volíme podle typu komunikace. Spisovnou češtinu zvolíme určitě ve vztahu k zaměstnavateli, potenciálnímu zaměstnavateli, úřadům, škole. V této komunikaci také dbáme na to, abychom v e-mailu neměli chyby – většinu opraví samotný editor. Volnější (hovorovou, nespisovnou) češtinu pak můžeme použít směrem ke kolegům, přátelům.

Aby adresát odpověděl

Pokud chcete, aby adresát mailu odpověděl, musíte jej k tomu vybídnout. Tzn. použijte například formulaci: „Potvrďte mi účast na školení do konce tohoto týdne.“

Více článků najdete na portálu mamci.cz

Komentujte

avatar
  Subscribe  
Upozornit na